Antes de definir el concepto de Arquitectura de la Información (en adelante AI), les contaré un par de experiencias en la Empresa donde laboraba y que servirán de introducción a este documento.
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| Arquitectura de la Información |
Historia 1: Disponibilidad de la Información. Cuanto más grande y compleja sea la Compañía más grande serán los retos para una gestión adecuada de los datos y la información. Aquello de “pueblo pequeño, infierno grande” creo que no se aplica en estos casos. En las Empresas, cualquiera que sea su giro de negocio, la generación diaria de documentos e información es supremamente alta, especialmente en nuestra época actual, en la que tenemos una generación de información realmente exponencial. El correo electrónico, por ejemplo, se constituye en una herramienta oficial de intercambio de información y básicamente “no estructurada”. ::: La diferencia con datos estructurados amerita todo un artículo, pero básicamente los datos estructurados son aquellos que son fácilmente localizables porque por lo general están sujetos a bases de datos consultables, accesibles, ordenados y disponibles, mientras que los datos no estructurados no tienen una estructura base interna que permita su identificación y acceso de manera simple. Entender que la industria de la información afirma que en nuestras Empresas el 80% de la información es “no estructurada”::: . Aunque los mensajes de correo electrónico pueden contener información con alguna estructura implícita, es lógico pensar en ellos como información no estructurada, ya que las herramientas normales de minería de datos no están preparadas para procesarlos y analizarlos. Siguiendo con el ejemplo del correo electrónico, podremos afirmar (basados en mi experiencia) que tramitaba al menos 100 correos al día, para ser conservador solo utilizaré 20 correos, por lo que, en una Empresa con 1000 empleados con acceso a correo, se podría afirmar que se tramitaban 20 mil correos diarios, 100 mil correos semanales y 3 millones de correos al mes. ¿Realmente se tienen modelos, métodos y herramientas para el aprovechamiento de esos miles de documentos oficiales de trabajo?
Historia 2: Duplicación de esfuerzos. Tendré que afirmar que podemos encontrar docenas de Compañías en los que la información de un área de trabajo no se comparte (“sharing”) con el resto de la organización. No es tan difícil encontrar este escenario, especialmente en las Empresas del Estado. Testigo fui de estudios, análisis, informes de asesorías, análisis de mercado, etc., que se realizaban de manera separada, simultánea y por grupos de profesionales y técnicos. Por ejemplo: un estudio sobre equipos de climatización que realizaba en un área de negocio en San José y al mismo tiempo, se realizaba un estudio básicamente igual en Heredia o Alajuela. Si tuviéramos las metodologías, los modelos, las herramientas y la inteligencia adecuada para distribuir, contribuir y compartir esos estudios, se podría haber gestionado mejor el tiempo de nuestros profesionales, ahorrar recursos en los estudios y economizar muchos costos.
Así pues, este tipo de historias, podrían tener una mejor realización, si se contara con una definición Empresarial de Arquitectura de la Información.
¿Pero qué es esto de AI?
Es la definición Empresarial de un Modelo, para la gestión de los datos y la información (activos de información) utilizando: requerimientos, principios y herramientas, para su gestión actual y futura, que permita su aprovechamiento seguro, para todos los “stakeholders”, la rendición de cuentas y la mejora continua de la Experiencia de los clientes.
Vamos por partes: Debe ser “Empresarial”, porque debe ser sistémica a toda la Empresa; es un Modelo, porque debe basarse en estándares especializados para datos e información en todo el ciclo de vida de los datos y la información para todas las áreas de la Empresa; “Requerimientos, principios y herramientas”, porque debe aclarar a todos en la Empresa, cuales son los roles, los perfiles, las autorizaciones para administrar su ciclo de vida (desde la creación hasta su disposición final); “actual y futura”, porque la información debe aprovecharse en el hoy, pero preservarse para mañana (en su “look y feeling”); “aprovechamiento seguro” porque los activos de información, son sustantivos para la toma de decisiones y para la creación de valor Empresarial y no se puede desdeñar su flujo, sin procesos seguros para su aprovechamiento; finalmente pero no menos importante: “rendición de cuentas y mejora continua” porque la información tiene sentido en la medida que es útil, actual, pertinente, completa, precisa, oportuna, relevante y comprensible, especialmente para los clientes y usuarios de los servicios y productos Empresariales. (Cada elemento será desarrollado posteriormente).
Por las cualidades que actualmente tiene la información, que podré citar las 5 V’s del Big Data: Volumen, Velocidad, Variedad, Veracidad y Valor (ahora son más V’s), es pertinente preguntarse si en nuestras Empresas, que tienen un reto monumental para la transformación digital, se tiene claridad sobre esta gobernanza de los datos y la información. Es sustantivo proponer estos modelos, so pena de perder enormes posibilidades que da la información (en ruta al conocimiento). He visto propuestas de soluciones de Big Data y hasta de Ciencia de Datos con Inteligencia Artificial, sin contar con una Arquitectura de la Información formal. Esto lo considero un despropósito, toda vez, que se será como intentar construir una casa sin los cimientos debidamente erigidos. Podrían obtenerse resultados, pero, no serían sostenibles, duraderos y sólidos para la creación de valor a los negocios. Se alejaría también de una visión integral y sistémica de una transformación digital exitosa en la Empresa.
En los siguientes artículos sobre Arquitectura de la Información, iré dando más detalles de los Modelos que existen para que los utilicen de referencia y puedan proponer y construir su Arquitectura propia. Adicionalmente les contaré experiencias exitosas y otras no tantas de las que he sido partícipe.
Gracias por leerme.
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